XÂY DỰNG KẾ HOẠCH KẾ NHIỆM: CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN LÃNH ĐẠO

Kế hoạch kế nhiệm là chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp xác định và phát triển đội ngũ lãnh đạo kế cận, đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững. Quá trình này không chỉ giúp duy trì hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra một lộ trình rõ ràng cho sự phát triển của tổ chức. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ chia sẻ những bước và nguyên tắc quan trọng để xây dựng kế hoạch kế nhiệm hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Kế hoạch kế nhiệm là gì?

Kế hoạch kế nhiệm, hay còn gọi là quản lý kế thừa, là một phương pháp tiếp cận có hệ thống và chiến lược nhằm nhận diện, tuyển chọn và phát triển đội ngũ nhân sự chủ chốt có tiềm năng trong tổ chức. 

Mục tiêu cốt lõi của quá trình này là đảm bảo nguồn lực lãnh đạo kế cận luôn sẵn sàng, góp phần duy trì sự ổn định, phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt, vai trò lãnh đạo trở nên đặc biệt then chốt trong chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn người lao động chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng chuyên môn và phẩm chất cần thiết để đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo. 

Theo Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng Quản trị HBR Holdings nhấn mạnh: “Việc ứng dụng hiệu quả hệ thống quản lý kế thừa chính là lời giải để doanh nghiệp xây dựng lực lượng lãnh đạo có năng lực, trung thành, từ đó chủ động thích ứng với sự thay đổi và dẫn dắt tổ chức vững vàng qua các giai đoạn chuyển tiếp.”

2. Lợi ích của kế hoạch kế nhiệm đối với doanh nghiệp

Theo Mr. Tony Dzung chia sẻ: “Trước những biến động không ngừng của môi trường kinh doanh và thách thức về nhân sự, việc chủ động xây dựng kế hoạch kế nhiệm là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục trong vận hành, bảo toàn tri thức tổ chức và đảm bảo sự sẵn sàng cho các vị trí lãnh đạo then chốt.”

Dưới đây là năm lợi ích cốt lõi mà doanh nghiệp có thể đạt được khi triển khai công tác quản lý kế thừa một cách bài bản và có hệ thống:

1 - Thích ứng linh hoạt với biến động nhân khẩu học và tình trạng khan hiếm nhân tài

Trong bối cảnh lực lượng lao động đang ngày càng già hóa và các thế hệ mới (như Gen Z) có xu hướng thay đổi công việc thường xuyên hơn, các doanh nghiệp phải đối mặt với nguy cơ thiếu hụt nhân sự chủ chốt. 

Kế hoạch kế nhiệm cho phép doanh nghiệp chủ động xây dựng lực lượng kế cận từ sớm, từ đó giảm thiểu rủi ro gián đoạn vận hành khi có sự thay đổi nhân sự đột ngột. Đây là chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong dài hạn.

2 - Xác định “khoảng trống” về kỹ năng và nhu cầu đào tạo rõ ràng hơn

Thông qua việc lập kế hoạch kế nhiệm, doanh nghiệp có thể đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên, từ đó phát hiện những điểm thiếu hụt về kỹ năng và năng lực chuyên môn cần thiết cho các vai trò trọng yếu. Điều này giúp định hướng đầu tư đào tạo đúng đối tượng, đúng nội dung, nâng cao hiệu quả phát triển năng lực đội ngũ và tối ưu hóa ngân sách đào tạo.

3 - Bảo tồn và duy trì tri thức tổ chức (kiến thức thể chế)

Kiến thức, kinh nghiệm và mạng lưới quan hệ của các nhà quản lý lâu năm là tài sản vô hình quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch kế nhiệm, tri thức này có thể “biến mất” khi nhân sự nghỉ việc. Thực hiện kế hoạch kế nhiệm bài bản sẽ giúp chuyển giao tri thức một cách hệ thống, bảo đảm tính kế thừa và phát triển bền vững của tổ chức.

4 - Thúc đẩy sự gắn bó và lòng trung thành của nhân viên

Khi nhân viên nhận thấy họ có cơ hội phát triển và thăng tiến rõ ràng trong tổ chức, họ sẽ có xu hướng gắn bó lâu dài hơn. Kế hoạch kế nhiệm không chỉ là công cụ quản trị mà còn là thông điệp mạnh mẽ về việc doanh nghiệp tin tưởng, đầu tư và đồng hành cùng sự phát triển nghề nghiệp của từng cá nhân. Điều này giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực, cống hiến.

5 - Phát triển đội ngũ kế cận có năng lực lãnh đạo và chuyên môn vượt trội

Việc chủ động tuyển chọn, bồi dưỡng và thử thách đội ngũ kế cận giúp doanh nghiệp có được những “ứng viên sáng giá” sẵn sàng đảm nhận vị trí lãnh đạo khi cần thiết. 

Họ không chỉ được trang bị kỹ năng chuyên môn mà còn hiểu rõ văn hóa, quy trình và mục tiêu chiến lược của tổ chức. Điều này mang lại sự chuyển giao lãnh đạo mượt mà và hiệu quả, tránh tình trạng “vỡ trận” khi thay đổi người đứng đầu.

3. Các bước xây dựng kế hoạch kế nhiệm

Xây dựng một kế hoạch kế nhiệm hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong lãnh đạo mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững. 

Dưới đây là các bước quan trọng để xây dựng chiến lược kế thừa thành công, từ đánh giá nhu cầu đến giám sát hiệu quả triển khai:

3.1. Bước 1: Đánh giá nhu cầu kế nhiệm

Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc xác định rõ các vị trí lãnh đạo then chốt – những vai trò có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành và thường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn nhân lực thay thế phù hợp.

Song song với đó, việc thu thập dữ liệu từ đội ngũ nhân viên, thông qua khảo sát, phỏng vấn hoặc phản hồi trực tiếp, giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn kỳ vọng về năng lực lãnh đạo trong tổ chức. Những dữ liệu này đóng vai trò nền tảng để xây dựng “chân dung năng lực” của các ứng viên kế nhiệm, từ đó định hướng chính xác các bước phát triển tiếp theo.

3.2. Bước 2: Phân tích nguồn cung nhân lực

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp cần thực hiện phân tích lực lượng lao động hiện tại để có cái nhìn toàn diện về thành phần, hiệu suất và tiềm năng lãnh đạo trong nội bộ tổ chức. Việc nghiên cứu này không chỉ giúp nhận diện các nhóm nhân sự có năng lực đảm nhận vai trò quản lý trong tương lai, mà còn phản ánh được bản sắc văn hóa doanh nghiệp.

Hoạt động phân tích nhân sự cần bao gồm các yếu tố nhân khẩu học như: tình trạng giám sát, khả năng đủ điều kiện nghỉ hưu, nhóm tuổi, tỷ lệ nghỉ việc, thu nhập, thâm niên công tác, xếp hạng hiệu suất... Đồng thời, cần đánh giá mức độ hiện diện của các kỹ năng quản trị cốt lõi và năng lực lãnh đạo trọng yếu trong tổ chức.

Ngoài ra, việc phân tích chiều sâu còn góp phần làm rõ các yếu tố cấu thành văn hóa doanh nghiệp, từ đó đảm bảo rằng đội ngũ kế nhiệm không chỉ đáp ứng về năng lực mà còn phù hợp với hệ giá trị và chuẩn mực vận hành của tổ chức.

3.3. Bước 3: Xác định khoảng cách năng lực

Để xây dựng kế hoạch kế nhiệm hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành đối chiếu giữa năng lực hiện có của đội ngũ nhân sự với các yêu cầu nhiệm vụ và tiêu chuẩn năng lực của các vị trí lãnh đạo trong tương lai. Mục tiêu là nhận diện rõ những khoảng trống về kỹ năng và năng lực đang tồn tại.

Quá trình này nên tập trung vào các vị trí có nguy cơ cao về mặt kế nhiệm – chẳng hạn như những vai trò có khả năng nghỉ hưu trong ngắn hạn hoặc đang ghi nhận dấu hiệu suy giảm hiệu quả lãnh đạo. 

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần lưu ý đến sự thay đổi của môi trường kinh doanh và sự xuất hiện của các yêu cầu mới về chuyên môn hoặc kỹ năng quản lý hiện đại, từ đó chuẩn bị lộ trình phát triển phù hợp cho lực lượng kế cận.

3.4. Bước 4: Xây dựng kế hoạch phát triển kế nhiệm

Sau khi đã xác định rõ các khoảng trống về năng lực, doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch hành động cụ thể nhằm giải quyết các vấn đề về kỹ năng và nguồn lực kế cận. Trọng tâm của kế hoạch này là triển khai các chương trình đào tạo và phát triển nhân sự phù hợp, nhằm chuẩn bị đội ngũ kế nhiệm đủ năng lực đảm nhận vai trò lãnh đạo trong tương lai.

Các chương trình đào tạo nên tập trung vào việc bồi dưỡng bộ kỹ năng lãnh đạo cốt lõi, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển giao tri thức tổ chức một cách có hệ thống. 

Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp đào tạo đa dạng như: huấn luyện thực tiễn (on-the-job training), đào tạo chính thức và phi chính thức, chương trình kèm cặp (coaching – mentoring), cũng như tư vấn định hướng nghề nghiệp. Sự kết hợp linh hoạt các hình thức này sẽ thúc đẩy quá trình phát triển toàn diện cả về năng lực chuyên môn lẫn tư duy lãnh đạo.

3.5. Bước 5: Giám sát và đánh giá hiệu quả triển khai

Để đảm bảo kế hoạch kế nhiệm được thực thi đúng hướng và mang lại kết quả như kỳ vọng, doanh nghiệp cần xây dựng cơ chế theo dõi và đánh giá liên tục trong suốt quá trình triển khai. Việc này đòi hỏi xác định rõ các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs) phản ánh tiến độ và chất lượng của các hoạt động phát triển đội ngũ kế cận.

Một số chỉ số điển hình có thể bao gồm: số lượng và chất lượng ứng viên tiềm năng trong danh sách kế nhiệm, số chương trình đào tạo đã triển khai, mức độ hài lòng và phản hồi từ nhân viên tham gia, cũng như thời gian trung bình cần thiết để bổ nhiệm thành công một vị trí lãnh đạo thay thế. 

Các dữ liệu này giúp ban lãnh đạo điều chỉnh kịp thời kế hoạch khi cần thiết, đồng thời nâng cao hiệu quả tổng thể của chiến lược quản lý kế thừa.

Khi doanh nghiệp phát triển, việc xây dựng một đội ngũ lãnh đạo vững mạnh và có kế hoạch kế nhiệm rõ ràng trở thành yếu tố quyết định sự ổn định và bền vững. Chính vì thế, khóa học Quản trị Nhân sự dành cho Sếp của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp bạn xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả, phát triển kế hoạch kế nhiệm và tối ưu hóa quy trình quản trị đội ngũ lãnh đạo trong tương lai.

Khóa học “Quản trị Nhân sự dành cho Sếp” của Trường Doanh Nhân HBR được dẫn dắt bởi Mr. Tony Dzung, một chuyên gia hàng đầu về quản trị nhân sự với hơn 16 năm kinh nghiệm làm việc cùng các doanh nghiệp lớn nhỏ trong nhiều ngành nghề khác nhau. Với những kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm thực tế, Mr. Tony Dzung sẽ chia sẻ những chiến lược và phương pháp hiệu quả để giúp bạn xây dựng một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ, tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự và phát triển kế hoạch kế nhiệm bền vững.

Lợi ích cho các nhà lãnh đạo khi tham gia khóa học này là:

• Đồng bộ hóa chiến lược nhân sự của doanh nghiệp với mục tiêu kinh doanh
• Phân tích và tối ưu hóa các cơ cấu tổ chức
• Thiết lập quy trình tuyển dụng 4.0
• Tạo lợi thế cạnh tranh qua EVP
• Nghệ thuật phỏng vấn và tuyển chọn ứng viên xuất sắc
• Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ chuyên nghiệp
• Nâng cao năng lực lãnh đạo và phát triển đội nhóm
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững

Hãy đăng ký ngay khóa học Quản trị Nhân sự cùng Mr. Tony Dzung để xây dựng đội ngũ lãnh đạo vững mạnh và chuẩn bị cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn!

4. 4 nguyên tắc trong xây dựng kế hoạch kế nhiệm

Theo Mr. Tony Dzung: “Để xây dựng kế hoạch kế nhiệm hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc cơ bản giúp đảm bảo tính minh bạch, linh hoạt và phù hợp với chiến lược phát triển dài hạn.”

Dưới đây là 4 nguyên tắc quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện chiến lược kế thừa thành công, từ việc tham gia chủ động của lãnh đạo cấp cao đến ứng dụng phân tích dữ liệu và đánh giá định kỳ.

1 - Đi từ trên xuống dưới 

Để bảo đảm hiệu quả và tính nhất quán trong xây dựng kế hoạch kế nhiệm, sự tham gia chủ động và trực tiếp của đội ngũ lãnh đạo cấp cao - bao gồm các thành viên Ban điều hành và bộ phận nhân sự - là yếu tố then chốt. 

Vai trò của họ không chỉ là định hướng chiến lược, mà còn cung cấp những góc nhìn thực tiễn từ kinh nghiệm điều hành và kiến thức chuyên sâu về doanh nghiệp, nhằm xác định chính xác tiêu chuẩn và năng lực cần có ở đội ngũ lãnh đạo tương lai.

Bên cạnh việc xây dựng quy trình, chiến lược kế nhiệm cần chú trọng đến việc tạo động lực, nâng cao tinh thần gắn bó và cam kết phát triển ở các ứng viên kế cận.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị phương án phối hợp hiệu quả với các cấp quản lý hiện tại - những người có thể bày tỏ sự do dự hoặc phản ứng tiêu cực do lo ngại về giới hạn ngân sách, thời gian hoặc vai trò cá nhân trong quá trình chuyển giao.

2 - Tích hợp chiến lược nhân tài

Kế hoạch kế nhiệm không nên vận hành như một chương trình độc lập, mà cần được tích hợp trong chiến lược quản trị nhân sự tổng thể của tổ chức. Việc này bao gồm đánh giá định kỳ lực lượng lao động, xác định các khoảng trống năng lực, thiết lập chỉ số hiệu suất cho đội ngũ kế cận và xây dựng lộ trình phát triển rõ ràng.

Các hình thức phát triển có thể gồm: giao việc thử thách, huấn luyện thực tiễn, đào tạo, cố vấn, tự học và tư vấn nghề nghiệp. Mô hình lý tưởng là liên kết hoạch định kế nhiệm với các hoạt động như quy trình tuyển dụng, hoạch định nhân sự, đánh giá hiệu suất và chính sách đãi ngộ. 

Trong đó, quản lý năng lực đóng vai trò trung tâm, giúp định hướng việc phát triển đội ngũ lãnh đạo phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

3 - Ứng dụng phân tích dữ liệu để định hướng kế nhiệm

Doanh nghiệp nên sử dụng phân tích dữ liệu nhân sự như một công cụ hỗ trợ chiến lược kế nhiệm. Các chỉ số như tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc và khoảng trống kỹ năng cần được theo dõi thường xuyên để nhận diện sớm rủi ro thiếu hụt lãnh đạo.

Phân tích dự đoán giúp xác định các vị trí có nguy cơ thiếu người kế thừa, đồng thời nhận diện nhân sự tiềm năng để đưa vào lộ trình phát triển. Ngoài ra, việc phân tích các xu hướng thay đổi về công nghệ, yêu cầu chiến lược và kỳ vọng tổ chức cũng giúp doanh nghiệp điều chỉnh tiêu chuẩn năng lực lãnh đạo phù hợp với bối cảnh tương lai.

4 - Triển khai linh hoạt và theo dõi định kỳ

Quản lý kế nhiệm không phải là một hoạt động mang tính thời điểm mà là quá trình liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát và cập nhật kế hoạch kế nhiệm để đảm bảo phù hợp với mục tiêu chiến lược hiện tại và định hướng tương lai.

Chiến lược kế nhiệm cũng cần được thiết kế linh hoạt, sẵn sàng điều chỉnh trước các biến động từ thị trường, nội bộ tổ chức hoặc nguồn lực nhân sự. Việc đánh giá định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thích nghi, giữ cho kế hoạch luôn có tính thực tiễn và hiệu quả.

5. Những sai lầm của “Sếp” khi lập kế hoạch kế nhiệm

Khi xây dựng kế hoạch kế nhiệm, các nhà lãnh đạo thường gặp phải một số sai lầm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. 

Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà các “Sếp” cần tránh để đảm bảo quá trình kế thừa hiệu quả và minh bạch:

1 - Đánh giá không khách quan

Trong vai trò lãnh đạo, việc có mối quan hệ gần gũi với một số nhân viên là điều không tránh khỏi. Tuy nhiên, sự thiên vị trong quá trình đánh giá có thể làm ảnh hưởng đến khả năng phán đoán khách quan của nhà lãnh đạo. Điều này có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong việc lựa chọn và phát triển đội ngũ kế nhiệm, ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2 - Thiếu tiêu chí đo lường rõ ràng

Việc không xác định các tiêu chí đo lường cụ thể trong quá trình quản lý kế nhiệm có thể dẫn đến những quyết định thiếu chính xác. Để đánh giá đúng mức độ phù hợp của các ứng viên tiềm năng, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm đánh giá năng lực lãnh đạo, phản hồi 360 độ và hồ sơ nhân cách. 

3 - Xem nhẹ cảm xúc của nhân viên

Mọi nhân viên đều có quyền được biết lý do vì sao họ không được đưa vào danh sách ứng viên kế nhiệm. Một phần quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch khi xây dựng kế hoạch kế nhiệm là đảm bảo rằng các quyết định được giải thích rõ ràng và công bằng, giúp nhân viên hiểu rõ cơ sở của những lựa chọn này. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn góp phần duy trì sự gắn bó và động lực làm việc của đội ngũ.

4 - Biến quá trình lập kế hoạch kế nhiệm thành cuộc cạnh tranh

Mục tiêu chính của kế hoạch kế nhiệm là đảm bảo mỗi vị trí lãnh đạo được giao cho người phù hợp nhất, chứ không phải là một cuộc thi hay sự so tài giữa các cá nhân.

Là nhà quản lý, bạn cần duy trì sự trung thực trong việc đánh giá từng ứng viên, đồng thời nhắc nhở họ rằng kết quả cuối cùng sẽ dựa trên khả năng đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, chứ không phải vào yếu tố cá nhân hay cạnh tranh không lành mạnh.

5 - Thiếu minh bạch trong quy trình tuyển chọn

Minh bạch là yếu tố then chốt giúp xây dựng lòng tin của nhân viên đối với cả tổ chức và quá trình lập kế hoạch kế nhiệm. Khi các mục tiêu và hoạt động liên quan được truyền đạt rõ ràng, lãnh đạo không chỉ giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc có mục tiêu rõ ràng mà còn khuyến khích sự tham gia chủ động vào quy trình này. 

Kế hoạch kế nhiệm không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong lãnh đạo mà còn tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch kế nhiệm hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho tương lai, phát triển đội ngũ lãnh đạo tài năng và duy trì sự cạnh tranh trong thị trường.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để xây dựng kế hoạch kế nhiệm cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với Trường Doanh Nhân HBR để được tư vấn và hỗ trợ chiến lược phù hợp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và vươn tới thành công lâu dài.